Préambule
La présente Procédure (ci-après, la « Procédure ») a pour but de définir la procédure mise en œuvre au sein de Worklife et sa filiale Worklife Benefits (ci-après désignées ensemble « Worklife ») lorsqu’un Utilisateur exerce l'un des droits prévus par la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée, dite « Loi Informatique et Libertés », et le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, dit « RGPD ».
Cette Procédure ne régit que les demandes provenant des Utilisateurs des Services Worklife. Les collaborateurs et sous-traitants de Worklife prennent les mesures appropriées pour s'assurer que les dispositions de la présente Procédure sont respectées. Le non-respect de cette Politique par un collaborateur de Worklife peut entraîner des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement, conformément à la réglementation en vigueur.
Coordonnées du Délégué à la Protection des Données (DPO) :
Worklife – DPO
10 rue la Vacquerie, 75011 Paris
Définitions
- « Collaborateur » désigne tout collaborateur interne de Worklife, que celui-ci soit salarié, stagiaire, alternant, intérimaire ou autre.
- « Partenaire » : désigne l’entité juridique cliente de Worklife, bénéficiant d’un accès à la Plateforme Worklife et à la Carte Worklife pour chacun de ses salariés ;
- « Plateforme Worklife » ou « Plateforme » désigne le site web et l’application mobile accessible sur l’AppStore® ou Google Play Store® dédiés au Partenaire, réalisés, gérés et animé par Worklife ;
- « Service Client » : désigne le service mis à disposition du Bénéficiaire par chat, email à l’adresse contact@worklife.io ou par téléphone (au numéro de téléphone communiqué par Worklife) du lundi au vendredi de 10h à 18h ;
- « Sous-traitant » désigne, au sens du RGPD, la personne traitant des données à caractère personnel pour le compte du Responsable de traitement et sur instruction de celui-ci ;
- « Utilisateur » désigne toute personne physique qui utilise la Plateforme de quelque manière que ce soit (y compris consulter, visiter, accéder, visualiser, etc.).
- « Worklife » : désigne la société Worklife SAS, Société par Actions Simplifiée, au capital social de 26 237,00€, dont le siège social est situé au 10 rue la Vacquerie, 75011, Paris, France, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 533 592 051, et sa filiale Worklife Benefits SAS, Société par Actions Simplifiée, au capital social de 100,00€, dont le siège social est situé au 10 rue la Vacquerie, 75011, Paris, France, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 890 843 998.
Procédure de gestion de l’exercice des droits
Une Procédure générale de gestion de l’exercice des droits des Utilisateurs est mise en place au sein de Worklife.
Cette procédure générale se compose des étapes suivantes :
- Utilisateurs
Cette Procédure ne régit que les demandes provenant des Utilisateurs de la Plateforme Worklife. Un Utilisateur ne peut formuler une demande que pour des données à caractère personnel le concernant.
- Droits des Utilisateurs
Conformément à la législation en vigueur, les différents droits que les Utilisateurs peuvent exercer sont les suivants :
- Droit d’accès ;
- Droit de rectification ;
- Droit à l’effacement (ou droit à l’oubli) ;
- Droit à la limitation du traitement ;
- Droit à la portabilité des données ;
- Droit d’opposition ;
- Mise en œuvre de la procédure générale ;
- Réception de la demande ;
Le Service Client est chargé d'examiner, de traiter et de répondre à toutes les demandes émanant des Utilisateurs. En outre, tout collaborateur ou sous-traitant de Worklife qui reçoit une demande d'un Utilisateur visant à exercer ses droits, doit immédiatement la transmettre à Worklife. Dès réception d'une demande, Worklife fera de son mieux pour accuser réception à l’Utilisateur par écrit dans un délai de 5 jours ouvrables et en tout état de cause au plus tard dans les 15 jours ouvrables.
- Ouverture d’un dossier interne
Worklife ouvrira un dossier (électronique ou manuel) pour chaque demande reçue. Le dossier contiendra la documentation pertinente, y compris la correspondance, tant interne qu'avec l’Utilisateur. Worklife tiendra également un registre de toutes les demandes reçues pour consigner les informations relatives à la date de réception des demandes et à leur résultat.
- Vérification de l’identité de l’Utilisateur
En cas de doute, Worklife pourra demander à l'Utilisateur qui en fait la demande de prouver son identité, par exemple en fournissant une copie de sa pièce d'identité ou tout autre document satisfaisant. Si la demande est effectuée par un représentant de l’Utilisateur, la pièce d’identité du représentant et son mandat écrit devront également être fournis. Worklife peut demander à l' Utilisateur de fournir toute information complémentaire nécessaire ou souhaitable pour mieux définir sa demande ou pour aider à localiser les données pertinentes.
- Vérification de la validité de la demande
Worklife évaluera si la demande de l' Utilisateur est fondée au regard de la réglementation applicable et en fonction du droit exercé. Worklife évaluera également si la demande est abusive sur la base de la fréquence, du nombre, du caractère répétitif ou systématique de demandes antérieures et pourra décider de ne pas y répondre sauf si la réglementation l'exige. Si tel est le cas, Worklife documentera le caractère non valide de la demande et y précisera les motifs qui l’ont conduit à ne pas faire droit à cette demande. Cette décision de ne pas faire droit à la demande sera communiquée à l' Utilisateur sous forme écrite. Elle comprendra les motifs de la décision ainsi que les délais et voies de recours ouverts pour la contester.
- Traitement général de la demande
Quel que soit le droit mis en œuvre par l’Utilisateur, Worklife prendra, le cas échéant, contact avec les services compétents, y compris les sous-traitants, susceptibles de traiter des données à caractère personnel relatifs à la Utilisateur. Une fois que Worklife aura acquis la certitude d’avoir obtenu toutes les informations utiles et complètes, Worklife veillera à ce que les informations fournies ne portent pas atteinte aux droits à la vie privée d'un autre Utilisateur. Si les informations fournies portent atteinte aux droits à la vie privée d'un autre Utilisateur, Worklife ne fournira les informations demandées que si les conditions suivantes sont réunies :
- il est possible d'effacer ou de dissimuler les données identifiant l'autre Utilisateur, ou
- l'autre Utilisateur a consenti à une telle divulgation, ou
- dans les cas où le consentement n’a pas été sollicité ou s'est avéré impossible à obtenir, et lorsqu'il est impraticable de supprimer ou de dissimuler les données identifiant l'autre Utilisateur, Worklife devra déterminer si, dans les circonstances de ce cas particulier, il est approprié et raisonnable de fournir les données.
Les décisions prises relatives à la présence de données identifiant un autre Utilisateur devront être documentées dans le dossier interne.
- Traitements spécifiques en fonction de la demande
L’Utilisateur peut demander une copie de ses données à caractère personnel faisant l'objet d'un traitement. Lorsqu'il fait la demande par voie électronique et sauf demande contraire de sa part, les informations sont fournies sous une forme électronique couramment utilisée. L’Utilisateur a également le droit d’interroger Worklife en vue d’obtenir :
- La confirmation que Worklife traite des données à caractère personnel la concernant ;
- Les finalités du traitement ;
- Les catégories de données à caractère personnel traitées ;
- Les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées ;
- La durée de conservation des données à caractère personnel ou, si cela n'est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette période ;
- Des informations concernant les droits de la personne à l’égard de ses données à caractère personnel ;
- Toute information disponible sur la façon dont les données ont été recueillies ;
- La confirmation d'une prise de décision automatisée, y compris le profilage, et, au moins dans ce cas, les informations significatives sur la logique impliquée, ainsi que sur l'importance et les conséquences envisagées de ce traitement pour l’Utilisateur.
Si l’Utilisateur a restreint sa demande à certaines données à caractère personnel traitées, Worklife ne copiera que les données à caractère personnel traitées nécessaires, quel que soit leur support. En l’absence de restriction, Worklife devra copier l’intégralité des données à caractère personnel traitées relatives à l' Utilisateur, quel que soit leur support. Lorsque les données ont été copiées, Worklife les transmettra à l' Utilisateur pour confirmer que sa demande a été prise en considération et, le cas échéant, traitée.
En pratique :
1/ L'Utilisateur contacte Worklife pour demander l’accès aux données le concernant. La prise de contact peut se faire par courrier ou par email directement à l’adresse dpo@worklife.io ou contact@worklife.io - adresses disponibles dans la Politique de Confidentialité).
2/ En cas de doutes sur l'identité de l'individu et afin d'éviter les usurpations d'identité, il est possible de demander à l'utilisateur de joindre tout document permettant de prouver son identité
3/ Worklife copie toutes les données à caractère personnel des Utilisateurs faisant l’objet d’un traitement ou seulement celles qui font l’objet de la demande puis conserve la trace des demandes sur un fichier.
Un Utilisateur peut demander à Worklife de rectifier les données personnelles inexactes, incorrectes ou incomplètes le concernant. Compte tenu des finalités du traitement, les Utilisateurs ont le droit de faire compléter des données à caractère personnel incomplètes, y compris au moyen d'une déclaration complémentaire.
Worklife devra vérifier que, compte tenu des informations communiquées par l'Utilisateur, les données à caractère personnel traitées sont effectivement incorrectes, inexactes ou incomplètes.
L'Utilisateur qui introduit une telle demande devra fournir une justification appropriée pour cette demande de rectification. Si le processus de vérification révèle que les données sont effectivement incorrectes, inexactes ou incomplètes, Worklife devra corriger ou compléter les données.
Si le processus de vérification révèle que les données en question sont exactes, correctes et complètes, Worklife documentera les résultats dans le dossier interne et les communiquera à l’Utilisateur.
Une fois que les données auront été rectifiées, Worklife les transmettra à l'Utilisateur pour confirmer que sa demande a été prise en considération et, le cas échéant, traitée. Si des informations incorrectes et/ou inexactes et/ou incomplètes ont été communiquées à des tiers, Worklife devra communiquer les données dûment rectifiées à ces tiers pour qu’ils procèdent à leur correction, à moins que cette opération ne soit impraticable ou n'implique un effort disproportionné.
En pratique : 1/ L'Utilisateur contacte Worklife pour demander la transmission des données le concernant. La prise de contact peut se faire par courrier ou par email directement à l’adresse dpo@worklife.io ou contact@worklife.io - adresses disponibles dans la Politique de Confidentialité).
2/ En cas de doutes sur l'identité de l'individu et afin d'éviter les usurpations d'identité, il est possible de demander à l'Utilisateur de joindre tout document permettant de prouver son identité
3/ Si l’Utilisateur est un salarié d’un Partenaire, Worklife contactera le Responsable des Ressources Humaines afin qu’il soit procédé aux modifications demandées et répondra à l'Utilisateur dans les plus brefs délais afin de lui confirmer les modifications opérées.
Dans les autres cas et lorsque cela est possible, Worklife procèdera directement aux modifications demandées puis répondra à l'Utilisateur dans les plus brefs délais afin de lui confirmer les modifications opérées.
Dans tous les cas, Worklife prendra contact avec les tiers auprès desquels des informations incorrectes et/ou inexactes et/ou incomplètes pourront avoir été communiquées afin que ces informations soient modifiées.
Un Utilisateur a le droit d'obtenir l'effacement des données personnelles le concernant. Sur demande de l’Utilisateur, Worklife effacera les données personnelles si l'un des motifs suivants s'applique :
- Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;
- L’Utilisateur retire le consentement sur lequel le traitement était fondé et il n'existe pas d'autre motif juridique justifiant le traitement ;
- L’Utilisateur s'oppose au traitement et il n'existe aucun motif légitime et impérieux justifiant le traitement ;
- Les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale prévue par la législation de l'Union ou des Etats membres à laquelle Worklife est soumise ;
- Les données à caractère personnel ont été collectées dans le cadre de l'offre de services de la société de l'information.
A réception de la demande, Worklife effacera les données à caractère personnel concernant l’Utilisateur. Dès que lesdites données ont été effacées, Worklife prendra contact avec l'Utilisateur pour lui confirmer que sa demande a été prise en considération et, le cas échéant, traitée.
En pratique :
1/ L’Utilisateur contacte Worklife pour demander la transmission des données le concernant. La prise de contact peut se faire par courrier ou par email directement à l’adresse dpo@worklife.io ou contact@worklife.io - adresses disponibles dans la Politique de Confidentialité).
2/ En cas de doute sur l’identité de l’individu formulant la demande, Worklife pourra lui demander de joindre tout document permettant de prouver son identité.
3/ Le Service Client prendra ensuite contact avec le Responsable des Ressources Humaines du Partenaire chez qui l’Utilisateur est employé pour lui demander la confirmation de la demande de l’Utilisateur et afin de le prévenir du souhait de l’Utilisateur de cesser de bénéficier des Services Worklife.
4/ Une fois la confirmation du Responsable des Ressources Humaines réceptionnée, le Service Client transmet la réponse aux services internes concernés, qui devront procéder à la suppression de toutes les données à caractère personnel détenues. Le Service Client supprime l’Utilisateur des destinataires de campagnes d’e-mail, supprime les historiques de contacts auprès du Service Client et supprime le compte de l’Utilisateur sur Zendesk.
Il est à noter que si le Responsable des Ressources Humaines répond que le salarié souhaite finalement conserver son compte, la procédure de suppression sera arrêtée.
5/ Le service juridique de Worklife se charge de prévenir l’ensemble des sous-traitants ayant pu avoir accès à la donnée.
6/ Le service juridique de Worklife prévient l’Utilisateur de la suppression effective des données le concernant, à l’exception :
- De l’attestation sur l’honneur, qui comprend ses nom et prénom, qu’il a rempli en début d’année pour être autorisé à utiliser nos services (cette attestation doit être conservée pour la justification des dépenses auprès de l'URSSAF en cas de contrôle);
- Des informations relatives aux transactions effectuées au moyen de la carte Worklife, y compris les dépenses enregistrées manuellement sur la plateforme (pour prévenir tout litige).
Un Utilisateur a le droit d'obtenir la limitation du traitement lorsque l'une des conditions suivantes s'applique :
- l’Utilisateur conteste l'exactitude des données à caractère personnel ;
- le traitement est illicite et l’Utilisateur s'oppose à l'effacement des données à caractère personnel et demande plutôt la limitation de leur utilisation ;
- Worklife n'a plus besoin des données à caractère personnel pour les besoins du traitement, mais elles sont requises par l’Utilisateur pour l'établissement, l'exercice ou la défense de ses droits ;
- l’Utilisateur s'est opposé au traitement et une vérification doit être effectuée afin de savoir si les motifs légitimes de Worklife l'emportent sur ceux de l’ Utilisateur.
L’Utilisateur qui introduit une telle demande doit fournir une justification appropriée pour cette demande de limitation, qui sera vérifiée par Worklife. Worklife ne devra plus traiter les données à caractère personnel de l’Utilisateur.
En pratique :
1/ L’Utilisateur contacte Worklife pour demander la limitation du traitement des données le concernant. La prise de contact peut se faire par courrier ou par email directement à l’adresse dpo@worklife.io ou contact@worklife.io - adresses disponibles dans la Politique de Confidentialité).
2/ En cas de doute sur l’identité de l’individu formulant la demande, Worklife pourra lui demander de joindre tout document permettant de prouver son identité.
3 / Worklife ne pourra plus utiliser les données collectées, mais pourra les conserver, par exemple dans une copie de sauvegarde distincte de la Plateforme. Cette copie de sauvegarde ne pourra pas être communiquée à des tiers. La limitation sera communiquée aux destinataires des données, par exemple aux sous-traitants.
Un Utilisateur a le droit de recevoir les données à caractère personnel le concernant et qu'il a fourni à Worklife, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et a ensuite le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans entrave de la part de Worklife, lorsque :
- le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat, et
- le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.
L’Utilisateur pourra formuler une demande de portabilité de ses données auprès de Worklife. Worklife devra copier l’intégralité des données à caractère personnel traitées relatives à l' Utilisateur, quel que soit leur support. Les données devront être mises en forme afin de les mettre à la disposition de l'Utilisateur dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Lorsque l’intégralité des données a été copiée, chacun des services concernés enverra une copie de ces données à Worklife qui, à son tour, les transmettra à l'Utilisateur.
En pratique : 1/ L'Utilisateur contacte Worklife pour demander la réception de ses données. La prise de contact peut se faire par courrier ou par email directement à l’adresse dpo@worklife.io ou contact@worklife.io - adresses disponibles dans la Politique de Confidentialité).
2/ En cas de doute sur l’identité de l’individu formulant la demande, Worklife pourra lui demander de joindre tout document permettant de prouver son identité.
3/ Worklife prendra les données mises à disposition à la date à laquelle la personne exerce son droit d’accès, et les lui envoie dans un format structuré tel que XML, JSON ou HTML.
Un Utilisateur peut s'opposer à la réception de tout matériel promotionnel et marketing par courrier, téléphone, e-mail ou toute autre forme de communication fournie.
Il est à noter que Worklife n'adresse aucune communication de marketing aux Utilisateurs, étant une société B2B.
Un Utilisateur peut demander à Worklife d'interrompre le traitement de ses données, s’il s'oppose au traitement pour des motifs impérieux et légitimes qui lui sont propres et lorsque Worklife estime que la demande est légitime et appropriée.
En pratique :
1/ L'utilisateur contacte Worklife pour demander l'arrêt du traitement de ses données. La prise de contact peut se faire par courrier ou par email directement à l’adresse dpo@worklife.io ou contact@worklife.io - adresses disponibles dans la Politique de Confidentialité).
2/ En cas de doute sur l’identité de l’individu formulant la demande, Worklife pourra lui demander de joindre tout document permettant de prouver son identité.
3/ Si la demande de l'Utilisateur ne concerne pas la prospection, Worklife peut justifier un refus à sa demande au motif que :
- il existe des motifs légitimes et impérieux à traiter les données ou que celles-ci sont nécessaires à la constatation, exercice ou défense de droits en justice ;
- l'utilisateur a consenti – il doit dans ce cas retirer son consentement et non pas s'opposer au traitement de ses données ;
- un contrat (CGV par exemple) lie l'utilisateur avec Worklife ;
- une obligation légale (collecte du NIR afin de procéder à la déclaration des salariés auprès de l'Urssaf par exemple) impose Worklife de traiter les données ;
- le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de l'Utilisateur ou d'une autre personne physique.
4/ Si la demande porte sur l’opposition pour motifs légitimes et impérieux, et que cette demande est justifiée, Worklife devra cesser d’utiliser les données à caractère personnel de l'Utilisateur. Les données devront être effacées de la même manière que pour le droit à l’effacement.
- Réponse à la demande
Les données à fournir à l'Utilisateur doivent être présentées sous une forme intelligible. Les codes ou abréviations utilisés doivent être clairement expliqués et les données traduites dans une langue compréhensible pour l’Utilisateur. Lorsque la demande concerne le droit à la portabilité de l’Utilisateur, les données fournies devront être envoyées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Les données demandées seront communiquées à l’Utilisateur sous forme écrite.
- Clôture du dossier interne
Une fois la réponse à la demande traitée, Worklife pourra clore le dossier interne se rapportant à cette demande.
- Délai de réponse
Les Utilisateurs reçoivent une réponse à leur demande dans un délai maximal d'un (1) mois à compter de la réception de la demande. Ce délai de réponse peut être porté à trois (3) mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Les Utilisateurs sont informés de cette prorogation dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande, ainsi que des raisons du retard.