Préambule 

La présente Politique de confidentialité et de protection des données personnelles définit la manière dont Worklife et sa filiale Worklife Benefits (ci-après désignées ensemble « Worklife ») recueillent, utilisent, conservent et transmettent les données personnelles de leurs utilisateurs. 

Worklife s'engage à recueillir et à utiliser les données des Bénéficiaires dans le strict respect de la loi française sur la protection des données, notamment les dispositions de la Loi Informatique et Libertés et celles du Règlement Européen relatif à la Protection des Données personnelles (ci-après le « RGPD »). 

En utilisant la Plateforme Worklife et la Carte Worklife, le Bénéficiaire accepte que ses données soient traitées de la manière et aux fins indiquées dans les présentes. Le Bénéficiaire est présumé avoir pris connaissance de la présente Politique de confidentialité et de protection des données personnelles, préalablement à son inscription. 

Coordonnées du Délégué à la Protection des Données (DPO) : 

dpo@worklife.io 

Worklife Benefits – DPO 

10 Rue la Vacquerie, 75011 Paris 

Définitions 

« Avantages Salariés » : désigne l’ensemble des avantages financés par l'employeur / le CSE au profit des Utilisateurs ; 

« Bénéficiaire(s) » : désigne les salariés et agents désignés par le Partenaire pour bénéficier des Services Worklife et/ou des Avantages Salariés ; 

« Carte(s) Personnelle(s) » : désigne la(es) carte(s) bancaire(s) des Bénéficiaires ; 

« Carte Worklife » : désigne la carte de paiement distribuée par Worklife auprès du Partenaire, au profit des Bénéficiaires, permettant à ces derniers de procéder au règlement de leurs Avantages Salariés. La Carte Worklife est utilisable uniquement en France ; 

« Conditions Générales d'Utilisation : désigne les conditions générales d’utilisation de la Plateforme Worklife ; 

« Espace Personnel » : désigne l’espace de gestion rattaché au Bénéficiaire sur la Plateforme Worklife, lui permettant de gérer sa Carte Worklife, consulter le solde de ses Avantages Salariés et de bénéficier des Services Worklife ; 

« Forfait Mobilité Durable » : désigne, conformément aux dispositions des articles L. 3161-3-1 du Code du travail, L. 1231-14 du Code des transports et R. 311-1 du Code de la route, les solutions de mobilité alternatives à la voiture individuelle et les mobilités actives au bénéfice de l’environnement et notamment, sans que cette liste ne soit exhaustive, les vélos, électriques ou manuels, le covoiturage, les engins de déplacement personnels partagés en location en ou en free-floating non-motorisés ou équipés d’un moteur non-thermique, les titres occasionnels (hors abonnement) de transport en commun et l’autopartage de véhicules à faible émission ; 

« Module Accompagnement Social » : désigne le service d’écoute, conseil et soutien sur des problématiques liées à la famille, logements, accidents de la vie, budget etc. par une équipe d’experts disponibles par téléphone, email, chat et rendez-vous par visioconférence. Ce service est disponible partout en France ; 

« Partenaire » : désigne l’entité juridique avec laquelle le(s) Bénéficiaires(s) sont liés par un contrat de travail ou tout autre lien ; 

« Plateforme Worklife » : désigne le site web et l’application mobile accessible sur l’AppStore® ou Google Pay Store® dédiés au Partenaire, réalisés, gérés et animé par Worklife ; 

« Repas » : désigne toute substance alimentaire, commercialisée par un Restaurateur ; 

« Responsable de traitement » : désigne, au sens du RGPD, la personne qui détermine les moyens et les finalités du traitement de données. Lorsque deux responsables de traitement ou plus déterminent conjointement les finalités et les moyens du traitement, ils sont les responsables conjoints du traitement ; 

« Restaurateurs » : désigne, sans que cette liste ne soit exhaustive, les personnes physiques ou morales affiliées au réseau CNTR (Commission Nationale des Titres-Restaurant) et acceptant les cartes bancaires Visa, proposant, à titre principal ou à titre secondaire, dans le cadre de leur activité, des prestations de type alimentaires, tels que les commerces de distribution alimentaires (notamment les grandes et moyennes surfaces), les établissements de restauration, les hôteliers restaurateurs ou tout autre activité similaire, les boulangers, les traiteurs ou les charcuteries ; 

« Services à la Personne » : désigne les activités mentionnées à l’article D. 7231-1 du Code du travail et notamment la garde d’enfants à domicile, la garde par des assistants maternels, le ménage, le soutien scolaire, l’aide aux proches dépendants, délivrées par des organismes de services à la personne (OSP) ou des particuliers, ainsi que les prestations de crèche ; 

« Service Client » : désigne le service mis à disposition du Bénéficiaire par chat, email à l’adresse contact@worklife.io ou par téléphone 01 76 35 01 07 du lundi au vendredi de 10h à 18h ; 

« Service(s) Worklife » : désigne l’ensemble des services proposés par la Plateforme Worklife ; 

« Sous-traitant » : désigne, au sens du RGPD, la personne traitant des données à caractère personnel pour le compte du Responsable de traitement et sur instruction de celui-ci ; 

« Titre(s)-Restaurant » : désigne les titres-restaurant commandés par le Partenaire et émis par Worklife, destinés au paiement de Repas et utilisables au moyen de la Carte Worklife ; 

« Worklife » : désigne la société Worklife SAS, Société par Actions Simplifiée, au capital social de 26 237,00€, dont le siège social est situé au 10 Rue la Vacquerie, 75011, Paris, France, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 533 592 051, et sa filiale Worklife Benefits SAS, Société par Actions Simplifiée, au capital social de 100,00€, dont le siège social est situé au 10 Rue la Vacquerie, 75011, Paris, France, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 890 843 998. 

Article 1 - Statut de Worklife dans les opérations de traitement 

1.1. Worklife en tant que Responsable de traitement 

Worklife est responsable de traitement pour l'ensemble des données collectées directement auprès des Partenaires et des Bénéficiaires dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme Worklife ainsi que dans le cadre des services liés à la Carte Worklife. 

1.2. Worklife en tant que Sous-traitant 

Worklife agit en qualité de Sous-traitant du Partenaire, pour les données des Bénéficiaires collectées auprès du Partenaire, afin que ces derniers puissent procéder à leur inscription sur la Plateforme Worklife et pour procéder à la commande de Cartes Worklife. 

Article 2 – Données collectées par Worklife 

2.1 Les données collectées auprès du Partenaire concernant la personne morale et les représentants du Partenaire : 

2.1.1 Dans le cadre de la création du ou des compte(s) de cantonnement et du paramétrage des Services, le Partenaire communique à Worklife les données suivantes, qui sont, lorsqu’elles concernent des personnes physiques, des Données Personnelles :

Concernant la personne morale du Partenaire :

- Raison sociale ;

- Numéro de RCS ;

- Adresse du siège social ;

- Numéro de TVA ;

- Code APE ;

- Description de l’activité ;

- IBAN.

Concernant le représentant légal de la personne morale signataire du Contrat :

- Nom, prénom ;

- Adresse postale ;

- Date de naissance ;

- Numéro de téléphone ;

- Nationalité ;

- Email.

Concernant le(s) bénéficiaire(s) effectif(s) (détenteur direct ou indirect de 25 % au moins du capital ou, à défaut, personne ayant des pouvoirs significatifs de contrôle et de direction) :

- Nom, prénom ;

- Adresse postale ;

- Date de naissance.

Pour l’ensemble de ces données, Worklife intervient en qualité de responsable de traitement. 

2.2.2 Worklife et les Prestataires de Services de Paiement (PSP) Stripe ou Adyen agissent comme Responsables de traitement indépendants dans le cadre de la collecte des noms, prénoms, date de naissance, copie de la carte d'identité et du justificatif de domicile du représentant légal du Partenaire, afin de procéder à l'ouverture du compte de monnaie électronique et en conséquence pour la réalisation d'une procédure de "Know Your Customer" ("KYC"), dans le cadre de leurs obligations en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la corruption (LCBF-T). 

2.2. Les données collectées par Worklife auprès du Partenaire concernant les Bénéficiaires 

2.2.1. Dans le cadre de l’inscription des Bénéficiaires sur la Plateforme Worklife et du paramétrage de la carte Worklife, le Partenaire communique à Worklife les données suivantes : 

Concernant les Bénéficiaires : 

- Nom et prénom des Bénéficiaires ; 

- Adresse email professionnelle des Bénéficiaires ; 

- Adresse postale des Bénéficiaires ; 

- Numéro de matricule des Bénéficiaires (optionnel) ;

- Date d'entrée dans l'entreprise, type de contrat (optionnel) ;

- Montant alloué, informations relatives aux dépenses du collaborateur.

Pour l’ensemble de ces données, Worklife intervient en qualité de sous traitant du Partenaire. Le traitement de ces données concerne uniquement l’inscription, le paramétrage optionnel de la Carte Worklife et l’envoi de la Carte Worklife. 

2.2.2. Dans le cadre de la souscription à l'option "Bilan Social Individuel", le Partenaire communique à Worklife les données suivantes :

Concernant les Bénéficiaires :

- Salaire net du Bénéficiaire ;

- Montant mensuel de tout avantage ou dispositif de rémunération complémentaire offert au Bénéficiaire (cotisation mensuelle pour la mutuelle par exemple). 

2.3. Les données collectées par Worklife auprès des Bénéficiaires 

(i) Les données collectées pour l’utilisation de la Plateforme Worklife et la Carte Worklife 

- Nom du Bénéficiaire ; 

- Prénom du Bénéficiaire ; 

- Date de naissance ; 

- Adresse email ; 

- Numéro de téléphone ; 

- Code postal ou adresse postale (optionnel) ; 

- Photo (optionnel) ; 

- Entité/filiale (optionnel) ; 

- Numéro, date de validité, cryptogramme de sécurité de la Carte Personnelle et IBAN (données conservées et traitées uniquement par nos prestataires de services de paiement Stripe ou Adyen) (optionnel) ; 

- Historique des opérations de paiement ; 

- Adresses IP ; 

- Identifiants de cookies ; 

- Enregistrements vocaux (lors d’appels au service client - données conservées et traitées uniquement par Aircall) (optionnel), copie de la CNI / du livret de famille (optionnel, demandés par le service client pour vérification d'identité et supprimés juste après la vérification).

Pour l’ensemble de ces données, Worklife intervient en qualité de responsable de traitement, c'est-à-dire qu’elle définit seule les finalités de traitement de ces données. 

(ii) Les données collectées auprès des Bénéficiaires dans le cadre des obligations légales de Stripe ou Adyen ;

Dans le cadre de ses obligations en matière notamment de lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la corruption, Stripe ou Adyen peut être amené à solliciter auprès de Worklife la transmission des noms, prénoms, date de naissance et copie de la carte d'identité d’un ou plusieurs salariés du Partenaire lors de la commande de Cartes Worklife. 

Worklife et Stripe ou Adyen agissent alors en qualité de Responsables de traitement indépendants dans le cadre de cette collecte. 

Article 3 – Finalités et bases légales de traitement 

L‘objectif de la collecte des données est d’offrir aux Bénéficiaires une expérience sûre, optimale, efficace et personnalisée de la Plateforme et de la Carte Worklife. 

Des configurations sur mesure sont créées pour chaque avantage, respectant les accords d'entreprise uniques des Partenaires.

Worklife offre une flexibilité pour répondre aux besoins spécifiques en matière de gestion des avantages salariés pour chacun de ses partenaires, avec la capacité d'exclure certains prestataires considérés comme inappropriés ou "non conformes" à leur politique RH.

3.1. Les bases légales de traitement 

Les données sont collectées : 

- Sur la base du contrat de partenariat conclu entre Worklife et le Partenaire ; 

- Sur la base des Conditions Générales d’Utilisation de la Plateforme Worklife dont les termes ont été acceptés par les Bénéficiaires lors de leur inscription ; 

- Sur la base d’un intérêt légitime ; ou 

- Sur la base d’obligations légales. 

3.2. Les finalités de traitement réalisés sur la Plateforme Worklife 

Les données sont collectées pour les raisons suivantes : 

- L’exécution du contrat conclu entre le Partenaire et Worklife ; 

- L’accès aux Services Worklife ; 

- Le paramétrage de l’Espace Personnel du Bénéficiaire et de l’espace administrateur du Partenaire ; 

- L''attribution des avantages du Bénéficiaire ;

- La personnalisation de l’Espace Personnel du Bénéficiaire ; 

- L’assistance et la gestion des demandes des Bénéficiaires ; 

- La transmission au Bénéficiaire d’informations sur les Services Worklife ;

- La transmission au Bénéficiaire d’informations sur les Services Worklife par du marketing ciblé/ et/ou des offres promotionnelles ; 

- La gestion des opérations de paiement effectuées au moyen de la Carte Personnelle ou d’un IBAN ; 

- Le suivi des dépenses collaborateurs (exemple "Mobilité") ;

- Le respect de la consommation des prestations selon les règles données par notre Partenaire ;

- La péremption et les éventuelles rétrocessions de droits non consommés ;

- La gestion des réclamations ; 

- La gestion des éventuels problèmes techniques ; 

- La lutte contre la fraude informatique ; 

- La prévention contre toute activité potentiellement interdite, illégale ou contraire aux conditions générales d’utilisation de la Plateforme Worklife ; 

- Le dépôt de cookies et autres traceurs ; 

- L’optimisation de la Plateforme Worklife ; 

- La réalisation de statistiques sur l’utilisation de la Plateforme Worklife à des fins de recherches et de développements ; 

3.3. Les finalités de traitement réalisés aux fins de l’utilisation de la Carte Worklife 

- L’émission et le paramétrage de la Carte Worklife ; 

- L’accès aux Services Worklife ; 

- La gestion des opérations de paiement effectués au moyen de la Carte Worklife ;

- La gestion des demandes d’opposition de la Carte Worklife ; 

- Les éventuels remboursements ; 

- La gestion du blocage de la Carte Worklife ; 

- La lutte contre le blanchiment d’argent dans le cadre de la gestion des opérations de paiement effectuées via la Carte Worklife ; 

- La lutte contre la fraude informatique ; 

- La prévention contre toute activité potentiellement interdite, illégale ou contraire aux Conditions Générales d’Utilisation de la Plateforme Worklife ;

3.4. Pour aller plus loin 

Voici les finalités de traitement et les bases légales concernant chaque donnée personnelle traitée par Worklife. Les finalités dépendents des Avantages mis en place par nos Partenaires.

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