Politique de confidentialité et de protection des données personnelles des Prospects

Date de dernière mise à jour : 1er juin 2022

Préambule 

La présente Politique de confidentialité et de protection des données personnelles définit la manière dont Yoopies et sa filiale Worklife Benefits (ci-après désignées ensemble « Worklife ») recueillent, utilisent, conservent et transmettent les données personnelles des Prospects. 

Worklife s'engage à recueillir et à utiliser les données des Prospects dans le strict respect de la loi française sur la protection des données, notamment les dispositions de la Loi Informatique et Libertés et celles du Règlement européen relatif à la protection des données personnelles (ci-après le « RGPD »). 

En acceptant d’entrer en discussion avec Worklife en vue de l’utilisation des Services Worklife, le Prospect accepte que certaines de ses données soient traitées de la manière et aux fins indiquées dans les présentes. Le Prospect est présumé avoir pris connaissance de la présente Politique de confidentialité et de protection des données personnelles préalablement à la démonstration des Services Worklife. 

Coordonnées du Délégué à la Protection des Données (DPO) : 

dpo@worklife.io 

Worklife Benefits – DPO 

17 rue Froment, 75011 Paris 

Définitions 

« Carte Worklife » : désigne la carte de paiement distribuée par Worklife permettant aux salariés du Partenaire de procéder au règlement de leurs Repas. La Carte Worklife est utilisable uniquement en France ; 

« Conditions Générales d'Utilisation » : désigne les conditions générales d’utilisation de la Plateforme Worklife ; 

« Contact » : désigne tout contact émanant du Prospect vers Worklife, tel que l’envoi d’un email, l’appel téléphonique, le clic sur un lien hypertexte envoyé par Worklife, la réponse à sollicitation, etc. 

« Contrat de Prestations de Services Worklife » : désigne le contrat conclu entre le Partenaire et Worklife en vue de la mise en place des Services Worklife ; 

« Plateforme Worklife » : désigne le site web et l’application mobile accessible sur l’AppStore® ou Google Pay Store® réalisés, gérés et animé par Worklife ; 

« Responsable » : désigne le responsable du service juridique, du service financier, du service achat ou du service ressources humaines du Partenaire ; 

« Responsable de traitement » : désigne, au sens du RGPD, la personne qui détermine les moyens et les finalités du traitement de données. Lorsque deux responsables de traitement ou plus déterminent conjointement les finalités et les moyens du traitement, ils sont les responsables conjoints du traitement ; 

« Partenaire » : désigne l’entité juridique cliente de Worklife, bénéficiant d’un accès à la Plateforme Worklife et à la Carte Worklife pour chacun de ses salariés ; 

« Prospect » : désigne le potentiel Partenaire ; 

« Service Client » : désigne le service mis à disposition du Bénéficiaire par chat, email à l’adresse contact@worklife.io ou par téléphone 01 76 35 01 07 du lundi au vendredi de 10h à 18h ; 

« Services de Prospection » : désigne les prestataires de services utilisés par Worklife afin d’enrichir et consolider sa base de données prospect ; 

« Services Worklife » : désigne l’ensemble des services proposés par la Plateforme Worklife ; 

« Sous-traitant » : désigne, au sens du RGPD, la personne traitant des données à caractère personnel pour le compte du Responsable de traitement et sur instruction de celui-ci ; 

« Worklife » : désigne la société Yoopies SAS, société par actions simplifiée, au capital social de 26.237,00€, dont le siège social est situé au 17 rue de Froment, 75011, Paris, France, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 533 592 051, et sa filiale Worklife Benefits SAS, société par actions simplifiée, au capital social de 100,00€, dont le siège social est situé au 17 rue Froment, 75011, Paris, France, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 890 843 998. 

Article 1 - Statut de Worklife dans les opérations de traitement 

Worklife est responsable de traitement pour l'ensemble des données collectées auprès du Prospect. 

Worklife est co-responsable de traitement pour l’ensemble des données collectées au moyen de Services de Prospection. 

Article 2 – Données collectées par Worklife 

2.1 Les données collectées directement auprès des Prospects 

Les données collectées auprès du Prospect le concernant sont les suivantes : 

- Dénomination sociale ; 

- Raison sociale (optionnel) ; 

- Nombre de salariés (optionnel) ; 

- Numéro de RCS (optionnel) ; 

- Adresse du siège social (optionnel) ; 

- Description de l’activité (optionnel). 

Les données suivantes sont également collectées s’agissant du représentant légal ou d’un Responsable de la personne morale : 

- Civilité - nom - prénom ; 

- Poste occupé ; 

- Numéro de téléphone ; 

- Email ; 

- Enregistrements vocaux. 

2.2 Les données collectées auprès de Services de Prospection 

Les données collectées auprès des Services de Prospection concernant le Partenaire peuvent être les suivantes : 

- Dénomination sociale ; 

- Raison sociale ; 

- Nombre de salariés ; 

- Numéro de RCS (optionnel) ; 

- Adresse du siège social (optionnel) ; 

- Numéro de TVA (optionnel) ; 

- Code APE (optionnel) ; 

- Description de l’activité (optionnel). 

2.4 Les données suivantes peuvent également être collectées s’agissant du représentant légal ou d’un Responsable de la personne morale : 

- Civilité - nom - prénom ; 

- Poste occupé ; 

- Numéro de téléphone ; 

- Email. 

Pour l’ensemble de ces données, Worklife intervient en qualité de responsable de traitement, c'est-à-dire qu’elle définit seule les finalités de traitement de ces données. 

Article 3 – Finalités et bases légales de traitement 

L‘objectif de la collecte des données est de permettre à Worklife de définir avec le Prospect ses besoins et sa future utilisation des Services Worklife, de réaliser une démonstration desdits services, de négocier et de signer le Contrat de Prestations de Services Worklife. 

3.1. Les bases légales de traitement 

Les données sont collectées : 

- Sur la base d’un intérêt légitime ; ou 

- Sur la base d’obligations légales. 

3.2. Les finalités de traitement réalisés 

Les données sont collectées pour les raisons suivantes : 

- La définition des besoins du Prospect au regard des Services Worklife ; - La transmission au Prospect d’informations sur les Services Worklife ; - La transmission au Prospect d’informations sur les Services Worklife par du marketing ciblé ; 

- La réalisation d’une démonstration des Services Worklife auprès du Prospect ; - La négociation et la signature du Contrat de Prestations de Services Worklife ; - La formation des équipes commerciales ; 

- La gestion des réclamations ; 

- La gestion des éventuels problèmes techniques ; 

- La prévention contre toute activité potentiellement interdite, illégale.

3.3. Pour aller plus loin 

Voici les finalités de traitement et les bases légales concernant chaque donnée personnelle traitée par Worklife.

Données concernant la personne morale du Prospect et le représentant légal du Prospect 
Finalités de traitement
Bases légales de traitement
La définition des besoins du Prospect au regard des Services Worklife
Intérêt légitime
La transmission au Prospect d’informations sur les Services Worklife
Intérêt légitime
La transmission au Prospect d’informations sur les Services Worklife pour du marketing ciblé
Intérêt légitime
La réalisation d’une démonstration des Services Worklife auprès du Prospect
Intérêt légitime
La négociation et la signature du Contrat de Prestations de Services Worklife
Intérêt légitime
La formation des équipes commerciales
Intérêt légitime
La gestion des réclamations
Intérêt légitime
La gestion des éventuels problèmes techniques
Intérêt légitime
La prévention contre toute activité potentiellement interdite ou illégale
Obligations légales
Adresse email
Finalités de traitement
Bases légales de traitement
L’accès aux Services Worklife
Contrat
La mise en relation entre Bénéficiaires et
Intervenants
Contrat
L’assistance et la gestion des demandes des
Bénéficiaires
Contrat
La transmission aux Bénéficiaires
d’informations sur les Services Worklife
Contrat
La transmission au Bénéficiaire d’informations
sur les Services Worklife par du marketing
ciblé et/ou des offres promotionnelles
Consentement
La gestion des opérations de paiement via la
Plateforme Worklife
Contrat
La gestion des éventuels problèmes
techniques
Contrat
La lutte contre le travail dissimulé
Obligations légales
La lutte contre la fraude informatique
Intérêt légitime
La prévention contre toute activité potentiellement
interdite, illégale ou contraire aux Conditions Générales
d’Utilisation de la Plateforme Worklife
Intérêt légitime

Article 4 - Durée de conservation des données 

Worklife conserve les données des Prospects en base active pendant trois (3) ans à compter du Contact du Prospect le plus récent. Les données sont ensuite anonymisées. 

S’agissant des enregistrements vocaux des rendez-vous téléphoniques et en visioconférence, Worklife les conserve pendant une durée de deux (2) ans.

Lorsque le Contrat de Prestations de Services Worklife est conclu, Worklife traitera les données personnelles du Prospect devenu Partenaire selon les modalités décrites dans la Politique de confidentialité et de protection des données personnelles consultable à l’adresse suivante : https://www.worklife.io/politique-de-confidentialite. 

Article 5 - Destinataires des données 

Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les finalités rappelées à l’article 3 des présentes, certaines personnes chez Worklife sont susceptibles d’avoir accès aux données, il s’agit des membres des équipes technique, juridique et commerciale. 

Worklife peut être amenée à transmettre les données des Prospects si la loi l’exige ou le permet ou que la transmission est jugée nécessaire, afin de respecter les obligations légales lui incombant, de répondre à toute réclamation à l’encontre de Worklife, de répondre à toute demande judiciaire ou dans le cas d’enquêtes et d’investigations, de se conformer aux Conditions Générales d’Utilisation, ou encore d’assurer et garantir les droits, les biens et la sécurité de Worklife, de ses employés et de tout tiers. 

Worklife ne vend ou ne loue pas les données à des tiers à des fins marketing sans le consentement formel des Prospects. 

En cas de vente ou d’achat d’une entreprise ou d’actifs, Worklife se réserve le droit de partager les données avec le potentiel vendeur ou acheteur de cette entreprise ou de ces actifs. 

Article 6 – Transferts des données 

Les données personnelles des Prospects sont conservées sur les serveurs de notre hébergeur Amazon Web Services situés en France. 

Des données peuvent être accessibles par nos prestataires de service situés en dehors de l’Union européenne (UE) et plus largement de l’Espace Économique Européen (EEE). Dans ce cas, Worklife s’assure que ces sous-traitants sont situés dans un pays considéré comme apportant un niveau de protection adéquate selon l’Union Européenne, ou, dans le cas ou le sous traitant est situé aux Etats Unis, qu'ils respectent des dispositions contractuelles garantissant un niveau de protection équivalent des données (telles que les clauses contractuelles types établies par la Commission européenne). 

Article 7 – Droits du Prospect 

Conformément à la Loi Informatique et Libertés et au RGPD, le Prospect peut exercer tout droit décrit ci-dessus auprès de Worklife en contactant le Service Client : 

- Le droit d’accès autorise le Prospect, sur justification d’identité et si les conditions d’exercice de ce droit sont remplies, à obtenir la communication des données le concernant ; 

- Le droit de rectification autorise le Prospect à demander que les données les concernant soient modifiées, mises à jour ou effacées quand elles sont inexactes ou incomplètes ; 

- Le droit d’effacement autorise le Prospect à exiger l’effacement des données qui le concernent sans frais, dans la limite des obligations légales qui incombent à Worklife ; - Le droit à la portabilité permet au Prospect de recevoir les données qu’il a fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine et de le transmettre à un autre responsable de traitement ; 

- Le droit à l’opposition permet au Prospect de s’opposer au traitement de ses données pour des motifs légitimes ; 

- Le droit de déterminer le sort des données après le décès du représentant légal du Prospect ou après la disparition de la personne morale permet au Prospect de définir des directives relatives au sort de ses données après ledit décès ou ladite disparition ; 

- Le droit d’introduire une réclamation auprès des services de la CNIL (https://www.cnil.fr/fr/adresser-une-plainte) permet au Prospect d’engager une action devant les tribunaux s’il considère que ses droits n’ont pas été respectés. 

Article 8 – Sécurité 

Worklife met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des traitements des données. 

8.1. Hébergement 

Les données sont stockées et hébergées sur des serveurs virtuels (dit « cloud ») chez Amazon AWS (Amazon Web Services). Le centre d'hébergement des données est situé en France. 

8.2. Protocoles de sécurité 

Le transfert d'informations vers les serveurs de Worklife est protégé par une connexion sécurisée (SSL sur HTTP (HTTPS)). 

Worklife ne transmet pas les informations en clair afin d'éviter toute trace dans les logs serveurs. Les données sont chiffrées suivant le protocole SSL SHA256 (avec RSA 2048bits). 

8.3. Accès aux environnements de production 

Seule l’équipe technique de Worklife a accès à la base de données via un réseau privé sécurisé. Les bases de données sont anonymisées lors du backup afin de produire pour les développeurs des bases “similaires” à celles de production. 

L’accès aux environnements de production est strictement limité et nominatif. Une connexion VPN à un serveur (avec IP publique) permet ensuite de se connecter au réseau privé. Les accès aux bases de données sont impossibles en dehors de la Plateforme Worklife et des outils de rapprochement de données, présents sur le réseau privé également. 

8.4. Accès aux outils internes 

Les accès aux outils internes sont nominatifs et gérés via Google Suite (SSO avec autres outils). 

Les outils internes possèdent leurs propres journaux de logs avec des informations plus ou moins importantes. Les logs serveurs sont hébergés par Amazon Web Services et conservés pendant une durée maximum d’un (1) an. Worklife supprime régulièrement les données afin de libérer de l’espace. Pour des raisons de sécurité, l’accès est limité à un nombre restreint de membres de l’équipe technique. 

Worklife utilise Lastpass afin de sécuriser les mots de passe, de procéder à des audits de force et de péremption afin de renforcer sa protection interne. 

8.5. Accès aux serveurs 

Une authentification à deux facteurs est nécessaire pour se connecter aux serveurs de Worklife. 

8.6. Accès aux dispositifs de réseau 

Worklife a seulement un réseau privé pour accéder à l’internet public et à une imprimante réseau. L’accès au réseau privé est par Wifi avec mot de passe sécurisé sur un applicatif Cisco professionnel. 

8.7. Sauvegarde des données sur les postes de travail 

Worklife a choisi d’utiliser Google Suite afin de protéger les données des Prospects et qu’aucune donnée ne soit stockée sur les postes de travail. 

8.8. Logiciels pare-feu utilisés pour protéger les données et les serveurs 

Aucune donnée n’est physiquement stockée sur l’intranet de Worklife. Le personnel de Worklife utilise Google Suite et ses outils afin de stocker les fichiers. Le contrôle d’accès et la sécurité des données sont ainsi assurés. Une solution antivirus est incluse. 

Un firewall est disponible au niveau de la couche de routage de l’intranet. Les sites référencés publiquement sont filtrés. L'application Cisco s’en occupe. Le navigateur web par défaut utilisé est Google Chrome qui bloque également par défaut la navigation sur des sites réputés malveillants. 

8.9. Système de prévention/détection de toute tentative d’intrusion 

Worklife utilise Sqreen, une plateforme de gestion de la sécurité des applications empêchant les violations de données, en arrêtant les rachats de comptes et en bloquant les attaques de logique d'entreprise. 

8.10. Politique interne en matière de confidentialité et de protection des données 

Worklife dispense régulièrement des sessions de formation de RGPD à son personnel afin de lui rappeler les obligations lui incombant en matière de protection et de confidentialité des données. Une documentation RGPD est consultable à tout moment sur l’intranet de Worklife.